De Vereniging van Fertiliteitsartsen (VVF) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens van VVF-leden.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De VVF houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als VVF zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via de contactgegevens onder aan deze pagina.
Verwerking van persoonsgegevens van VVF-leden
Persoonsgegevens van leden van de VVF worden door de VVF verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het afhandelen van betalingen van lidmaatschagsgelden;
- Het verzenden van verenigingsnieuwsbrieven;
- U te kunnen benaderen indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren;
- U te kunnen informeren over wijzigingen binnen de vereniging;
- U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken binnen het MijnVVF-gedeelte op de verenigingswebsite;
De grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De goedgekeurde lidmaatschapsaanvraag;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de VVF de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Titels;
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Geslacht;
- (Zakelijk) Telefoonnummer;
- (Zakelijk) E-mailadres;
- Instelling werkzaam;
- Adresgegevens;
- Functie/basisdiscipline;
- Opleiding;
- Talen;
- Geboortedatum;
- IBAN-nummer;
- Pasfoto;
- Uniek lidmaatschapsnummer;
- Geregistreerd lid ja/nee.
Uw persoonsgegevens worden door de VVF opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar of zolang de wet voorschrijft. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd zodat zij alleen nog voor statistische doeleinden kunnen worden gebruikt.
De VVF vraagt en registreert of persoonsgegevens in de ledenlijst zichtbaar mogen zijn. Voorts kan de VVF aanvullende persoonsgegevens van haar leden verkrijgen doordat leden gebruik maken van de dienstverlening van de VVF. Dit betreft gegevens die de leden zelf, uit eigen beweging aan de VVF verstrekken, zoals overeenkomsten, correspondentie en gegevens waarover de VVF de beschikking krijgt als gevolg van gebruik van de website van de VVF, zoals inloggegevens voor de besloten omgeving van de website, het IP-adres en informatie uit cookies.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de in dit document beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
Wij geven zonder uw uitdrukkelijke toestemming nooit persoonsgegevens door aan derde partijen waarmee we geen zogeheten verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Buiten de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
De Vereniging van Fertiliteitsartsen (VVF) bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
De VVF doet alles binnen haar macht om uw persoonsgegevens te beschermen d.m.v.n passende technische en organisatorische maatregelen. Hierbij kunt u denken aan:
- Alle personen die namens de VVF van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft te allen tijde recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan een dergelijk verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Cookies
Functionele cookies
De VVF maakt gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk om aan de leden de diensten en functionaliteiten te kunnen leveren waar zij om hebben gevraagd. Zo zorgen functionele cookies ervoor dat leden na het inloggen op de website niet op elke pagina opnieuw behoeven in te loggen. Leden kunnen zich niet voor functionele cookies afmelden.
Links naar andere websites
Op de website kunnen links staan naar andere websites waar de VVF geen toezicht op houdt. De VVF is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neemt u dan contact met ons op.
Contactgegevens
Vereniging van Fertiliteitsartsen (VVF)
Zaanweg 119a
1521 DS, Wormerveer
E-mail: